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L’entrata in vigore dei Decreti Legge 17 marzo 2020 n. 18 e 8 aprile 2020 n. 23 ha di fatto sospeso i termini dei procedimenti amministrativi pendenti alla data del 23 febbraio 2020 - o iniziati successivamente a tale data - fino al 15 maggio 2020. A dire il vero, anche dopo tale scadenza, è difficile immaginare un ritorno alle abitudini precedenti, soprattutto per quelle situazioni che prevedono l’assembramento di persone nello stesso luogo quali, ad esempio, le assemblee per il dibattito e la consultazione pubblica.

Come gestire, da qui ai prossimi mesi, il dialogo tra promotori, consulenti ed enti? Come favorire la partecipazione pubblica ai processi decisionali in materia ambientale garantendo il distanziamento sociale e le norme di sicurezza?

Leggi qui i nostri consigli pratici.

La Valutazione di Impatto Ambientale (VIA), regolamentata dagli artt. 23-25 del D. Lgs. 152/2006, è una procedura autorizzativa di tipo ambientale cui sono soggetti i progetti, pubblici e privati - intesi come opere, impianti o interventi - di determinate dimensioni o che insistono in aree naturali protette, al fine di valutare, in maniera preventiva, gli effetti che tali progetti potrebbero avere sull'ambiente e sulla popolazione e individuare le misure da adottare per mitigarne gli impatti.

Ogni procedura di VIA è caratterizzata dalle seguenti fasi principali:

1. Presentazione dell’istanza all'Amministrazione competente (Provincia, Regione, Ministero) per l’avvio del procedimento di VIA.
2. Verifica preliminare amministrativa sulla completezza dell’istanza e relativa documentazione.
3. Richiesta e acquisizione integrazioni qualora la documentazione risultasse incompleta.
4. Avvio del procedimento di VIA e Consultazione Pubblica per l’acquisizione dei pareri e delle istanze.

Nel momento in cui l’istanza e la documentazione risultano complete, sono pubblicate nel Portale dell’Amministrazione competente. In questa fase vengono informate tutte le Amministrazioni e gli Enti territoriali potenzialmente interessati dell’avvenuta pubblicazione che ne danno notizia sul proprio albo pretorio informatico al fine di raccogliere eventuali osservazioni e/o pareri entro i 60 gg successivi alla data di pubblicazione dell’Avviso pubblico. Conclusa la fase di consultazione pubblica, possono verificarsi degli iter differenti (controdeduzioni, richiesta integrazioni, sospensione, nuova pubblicazione e consultazione) a seconda che ci siano stati o meno osservazioni e/o pareri e la loro natura.

5. Avvio dell’istruttoria per la verifica e la validazione del progetto da parte della Commissione Tecnica di Valutazione sulla base della documentazione e dell’iter procedurale.
6. Convalida finale della procedura da parte dell’Autorità pubblica competente con il rilascio del provvedimento di compatibilità ambientale.

Ogni fase della procedura di VIA prevede un confronto costante tra le parti interessate e lo scambio di informazioni in ottica di trasparenza e collaborazione efficace; senza dimenticare che i momenti di dibattito e consultazione pubblica, previsti durante l’iter autorizzativo, auspicano un attivo e reale contributo della comunità nel processo di valutazione, così come previsto dalla Convenzione UE/ECE di Aarhus (L. 108/2001) sul diritto di accesso alle informazioni e di partecipazione nelle decisioni in materia ambientale.

In queste settimane stiamo utilizzando diversi strumenti e piattaforme digitali che ci permettono di dialogare con i nostri colleghi o fornitori, organizzare una riunione a distanza o partecipare ad una sessione formativa in streaming. Gli stessi strumenti possono essere utilizzati per le fasi di consultazione e dibattito pubblico dei procedimenti di VIA. Ma come utilizzarli in modo proficuo e corretto?

Noi ne abbiamo testato uno e di seguito ti riportiamo le considerazioni che ne abbiamo tratto e i nostri consigli utili, a prescindere dalla piattaforma utilizzata.

Un web meeting non è la versione online di una riunione tradizionale.

Online i contenuti vengono fruiti in modo diverso. Per questo è necessario individuare la giusta piattaforma per favorire la partecipazione attiva di tutti, si deve curare l’ambientazione e la strumentazione in dotazione: non possiamo certo avviare un collegamento con lo sfondo della cucina alle nostre spalle o con una connessione dati che va a singhiozzo. Inoltre, è necessario considerare che nelle videoconferenze i livelli di concentrazione e attenzione sono diversi: lo sforzo che ci verrà richiesto per restare nei tempi concordati e garantire il confronto sarà ancora maggiore rispetto ad un incontro in presenza!

E quindi che fare per favorire uno scambio bidirezionale e la comunicazione attiva nei meeting online?

Ecco i nostri consigli. Obiettivo: serietà, rapidità e trasparenza!

1) ORGANIZZATI PER TEMPO

Insieme agli altri attori coinvolti (Proponente, Ente Pubblico etc.) organizzati per tempo e:

• Assicurati che la piattaforma scelta sia fruibile anche da mobile e che permetta il collegamento di tutti gli utenti necessari alla consultazione o che ne hanno fatto richiesta.
• Nomina un referente tecnico per la gestione della piattaforma online (gestirà imprevisti e malfunzionamenti), e un moderatore per il coordinamento dell’incontro.
• Realizza una guida pratica sull'uso dello strumento con esempi e istruzioni, e condividila per tempo con tutti gli attori coinvolti.
• Definisci bene i tempi di intervento, di dibattito (di norma dopo l’esposizione di ogni punto chiave) e di pausa; tieni conto anche di eventuali imprevisti e possibili ritardi.
• Se l’interazione è gestita tramite chat è bene aver già pronte formule di saluto, apertura e chiusura lavori, etc. che possano essere facilmente copiate e incollate nella finestra di dialogo.
• Considera che non tutti, soprattutto quando si parla di cittadini, hanno la stessa familiarità con le interfacce digitali e che ogni intervento da parte dei partecipanti può avere un tempo di processo/risposta differente.
• Tieni a mente che durante l’incontro non ti potrai alzare: tieni tutto a portata di mano, distinguendo tra quello che può essere visibile (dalla inquadratura della tua webcam e perciò a tutti) e quello che sarebbe bene non far vedere.
• Fai in modo di non essere disturbato per tutta la durata dell’evento: silenzia i dispositivi ed evita passaggi inattesi dietro alle tue spalle.
• Decidi l’ambientazione che avrà il tuo collegamento online: sfondo neutro e con luce naturale è la scelta migliore. Se possibile, inserisci il logo aziendale dietro le tue spalle.

Ricorda che nella guida all'uso della piattaforma non devono mai mancare: i requisiti per una fruizione ottimale dello strumento, le modalità di contatto per l’assistenza tecnica (prima e durante l’incontro), esempi pratici d’uso, le soluzioni ai problemi più comuni, le modalità di interazione (come fare a intervenire) e i chiarimenti in materia di privacy policy e GDPR.

2) DEFINISCI IL TUO PERIMETRO

Se stai leggendo questo articolo è molto probabile che tu non sia alla tua prima esperienza di VIA e allora è il momento di chiedersi:

• Sulla base della mia esperienza pregressa, a quali domande, osservazioni sono stato chiamato a rispondere in passato? Sono valide anche in questo caso? Come ho risposto allora?
• Che esito hanno dato procedure simili in passato? Come hanno risposto i miei competitors?

3) CONOSCI I TUOI INTERLOCUTORI

Il D.Lgs 152/2006 prevede la facoltà per tutti i soggetti interessati, quindi “chiunque”, di partecipare al dibattito pubblico nelle procedure di Valutazione di Impatto Ambientale ed esprimere in forma scritta le proprie osservazioni.

E allora chiediti:

• Quali sono i portatori di interesse di questo progetto, chi è influenzato o influenza l’opera in oggetto del provvedimento, ovvero quali sono i miei stakeholder? Conosco le loro esigenze e le priorità?
• Quali Enti, Associazioni o Comitati possono essere coinvolti nella consultazione o sono attivi sul territorio in merito all'opera soggetta a VIA? Prendi nota di cosa hanno già detto su questo tema e quali canali/strumenti di comunicazione hanno usato; è un modo per comprendere meglio le esigenze dei tuoi interlocutori.

4) CURA I CONTENUTI

Durante la presentazione al pubblico dei contenuti del progetto e dello Studio di Impatto Ambientale, il cittadino ha l’occasione di comprendere come l’opera in questione influenzerà sull'assetto del suo territorio, sulla sua salute o benessere. Tenendo a mente questo fondamentale obiettivo, la presentazione non potrà che essere scritta con parole semplici, comprensibili a tutti, e arricchita con contenuti grafici di sintesi in grado di evidenziare con immediatezza i concetti sviluppati nello studio.

E quindi:

• La presentazione deve essere leggibile e comprensibile su monitor. Non tutti i tuoi interlocutori hanno 20 anni: attenzione ai caratteri troppo piccoli o di colore chiaro!
• Calati nei panni del tuo pubblico e cerca di parlare la stessa lingua.
• Organizza il testo per concetti e parole chiave. Una chiara costruzione del documento porta anche ad una discussione più ordinata e coerente.
• Usa punti elenco, infografiche, video e tabelle riepilogative che aiutino il partecipante a focalizzare l’attenzione sui punti salienti. Ricordati la regola: una slide, un concetto!
• Usa parole semplici e dove non è possibile, spiega i termini tecnici in modo che siano comprensibili a tutti.
• Inserisci link esterni per un rapido accesso a fonti (istituzionali) di approfondimento.

Queste stesse regole, adattate alla diversa natura del documento, sono fondamentali anche nella stesura della “Sintesi Non tecnica” che dovrebbe rappresentare il mezzo principale attraverso cui il Proponente illustra, con parole semplici, la natura del suo progetto e il livello di impatto ambientale previsto.

5) DIVIDI I COMPITI

Per favorire il corretto svolgimento del processo partecipativo, è bene individuare all'interno del proprio staff almeno 4 figure distinte:

• Il Project Manager responsabile del processo di VIA che si occupa dell’iter autorizzativo, della definizione dei contenuti tecnici e della sua esposizione durante il meeting.
• Il “Segretario” che ha il ruolo di prendere nota degli argomenti, delle osservazioni e decisioni nati dall'incontro e di redigere il verbale finale. Tale figura può essere anche un incaricato degli Enti Competenti o del Proponente.
• Referente Comunicazione che assiste il Project Manager nel rendere “comunicabili” i contenuti tecnici e li valorizza per una conversazione digitale; durante l’incontro favorisce l’interazione e gestisce i tempi del meeting svolgendo il ruolo di “moderatore”.
• Se presente in azienda, è bene coinvolgere anche il Responsabile Risorse Umane in qualità di figura competente e con esperienza nella gestione dei processi partecipativi, meglio se in ambito digital.
• Referente ICT che prima dell’incontro garantirà che il vostro materiale sia fruibile e accessibile da ogni device e, durante l’incontro, assicurerà il corretto svolgimento del web meeting, fornendo il giusto supporto tecnico.

6) FAVORISCI LA PARTECIPAZIONE ATTIVA

Dopo aver fatto un check sulla funzionalità e le impostazioni dei dispositivi in uso (piattaforma, webcam, cuffie, microfono e casse), prima di iniziare l’incontro, controlla di aver assunto la posizione corretta, di essere in ordine e che l’ambientazione sia come l’avevi decisa. E poi:

• All'inizio dell’incontro dedica il giusto tempo alle presentazioni e ai ruoli che saranno assunti durante il meeting (promotore, consulente, ente, moderatore); ricorda ai partecipanti il programma dell’incontro e le regole di partecipazione e di ingaggio (come intervenire etc.).
• Durante l’incontro cura il tono della voce (è il tuo principale strumento di comunicazione). Parla fluentemente, appena più forte e lentamente del tuo solito, senza esagerare, al fine di facilitare la comprensione; varia il tono di voce, invece, per mantenere viva l’attenzione.
• Enfatizza le espressioni facciali, sempre senza esagerare, in modo da renderle visibili anche a chi ha di te un’immagine a monitor di pochi centimetri quadrati o sfuocata.
• Durante l’incontro, non incrociare le braccia o toccarti il viso; non avvicinarti troppo allo schermo, e comunque non muoverti troppo sulla sedia. Sorridi ove appropriato.
• Nel rispondere ad un’osservazione o a una domanda, ringrazia chi l’ha fatta, citandolo per nome e cognome, e ripeti la domanda a voce alta a favore di tutti i partecipanti (fatti aiutare in questo dal moderatore).
• Se nel corso del dibattito i toni si dovessero accendere, mantieni un atteggiamento neutrale e parla in modo naturale, rispondendo in modo chiaro e pacato.
• Nell'illustrare la tua presentazione evita di usare termini come “praticamente” o altri intercalari della comunicazione verbale.
• In chiusura dell'assemblea ricorda tempi e modalità con cui saranno fruibili gli esiti dell’incontro.

7) GESTISCI I FEEDBACK

Anche se gli aspetti affrontati durante la presentazione al pubblico confluiranno probabilmente in osservazioni scritte che i partecipanti trasmetteranno all'Ente competente, è bene che il consulente ambientale prenda nota di quanto emerso durante il dibattito al fine di rispondere in maniera adeguata alle eventuali richieste di integrazione successive all'incontro e possa, così, svolgere il suo incarico nel modo corretto, tenendo conto di elementi che emergono solo dal confronto diretto, ancorché attraverso il video.

In ultimo ricorda che hai a che fare con persone e le loro necessità: dare priorità a loro rispetto a processi e strumenti è spesso la scelta vincente.

Buona sessione!

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